להתכונן להוצאות ה"בלתי צפויות" בעסק

כל עוסק מורשה צריך להגיש דו"חות מע"מ ולשלם אותם. כל עסק צריך מדי פעם ללמוד משהו חדש, להתחדש אחת לתקופה בתוכנה, חומרה, ציוד למשרד ועוד. "גם לעסק הקטן ביותר והביתי יש הוצאות ועדיין, עסקים רבים מגיעים ליום התשלום בחרדה כלכלית" מסבירה איריס שוסטר, יועצת להתנהלות כלכלית בעסק, בבית ויועצת משכנתאות.

התנהלות כלכלית נכונה מאפשרת לעסק לראות את ההוצאות הבאות בשלב מוקדם ולהתכונן לכך. הסיבות לכך שעסקים רבים מגיעים לרגע התשלום מופתעים יכולות להיות שונות ומגוונות. עם זאת, שינוי בתפיסה מאפשר להתכונן להוצאות ה"בלתי צפויות" ובסופו של דבר גם להשאיר יותר כסף בכיס.

הסיבות לכך שעסקים מופתעים מהתשלומים הקרובים

"כל עוסק מורשה יודע שעליו לשלם מע"מ אחת לחודשיים ועדיין, רבים מדי נבהלים מהתשלום" אומרת שוסטר. במקרה זה הסיבה ברורה והיא שהעסק גבה את התשלום בחודש הראשון אך כבר השתמש בו במקום לשים בצד את החלק המיועד לתשלום המע"מ וכך הוא מגיע ליום התשלום מבוהל מכך שלא בטוח שיוכל לכסות את ההוצאה.

"בפועל, כל עסק יודע שהוא יצטרך להוציא כסף בשלב זה או אחר, כולל: מע"מ, תוכנה וחומרה ועוד. לכן, נכון יותר להגיד שרוב העסקים לא באמת מופתעים מההוצאה הנדרשת אלא פשוט לא מוכנים אליה". הסיבות לכך שהעסקים לא מוכנים להוצאה הנדרשת יכולות להיות מגוונות ובהן:

שימוש בחשבון אחד לעסק ולבית

אחת התופעות הנפוצות בעסקים קטנים היא שימוש בחשבון אחד לעסק ולבית במקום להפריד אותם לשני חשבונות. "בעל עסק לא חייב להחזיק בחשבון עסקי יקר, אך הוא צריך שיהיה לו חשבון נפרד כדי להפריד את ההתנהלות הכלכלית של העסק וההתנהלות הכלכלית המשפחתית" מסבירה שוסטר. בכל חודש, בעל העסק אמור להעביר לחשבון "הבית" סכום קבוע (בדומה למשכורת ). גובה הסכום אותו ניתן להעביר יקבע בחישוב מקדים, בהסתכלות שנתית שתאפשר העברת סכום זהה בכל חודש.

"התנהלות זו מאפשרת לעסק לא רק להתנהל בצורה ברורה בנוגע לכספים שלו אלא גם להשאיר כספים לטובת התפתחות  עסקית, "הוצאות בלתי צפויות" ודברים לא צפויים שקורים. היום ניתן לפתוח חשבון עם עלויות חודשיות מינימליות. הגדרת סכום העברה החודשי, והקצאת סכומים להתפתחות עסקית וביטחון כלכלי יוצרים סדר ומובילים אל התייעלות כלכלית בעסק.

חוסר תכנון מקדים

פעמים רבות העסק/ בעל העסק מופתע מכך שיש לו הוצאה שעליו לשלם עליה עכשיו וזאת למרות שאפשר היה להתכונן לכך. מדובר לא רק בתשלום מע"מ אלא גם הוצאות על מחשב שצריך להחליף אחת לתקופה, אתר שיש לחדש, פרסום שחשוב להתייחס אליו, ציוד משרדי שיש לקנות או לחדש, תוכנות שהעסק צריך ועוד רבות.

רוב ההוצאות הללו ניתנות לצפייה מראש ועבור אלו שלא, יש לשים כל חודש סכום מסוים בצד, כזה שיאפשר להתכונן לבלתי צפוי. הסכום שיבחר צריך להיות נגזרת של ההוצאות הידועות, ההתפתחות העסקית המתוכננת  ההכנסות ובהתחשב בצרכי הבית. בהתאם לסעיף הקודם, "ריקון" החשבון ששייך לעסק בסוף החודש עלול להוביל למצב בו העסק לא יכול להשקיע בעצמו או שלא יישאר מספיק כסף להתנהלות הכלכלת של המשפחה בחודשים בהם ההכנסות בעסק נמוכות יותר.

תזרים שוטף+

בישראל עסקים רבים עובדים בשיטת תשלום שוטף+. משמעות הדבר היא שהתשלום מתקבל בחישוב של סוף החודש (שוטף) + מספר הימים שסוכם עליהם. אם הסיכום הוא שוטף+ 30 והחשבונית יצאה בחודש ספטמבר, התשלום יתקבל בסוף חודש אוקטובר. אם הסיכום הוא שוטף+ 90 והחשבונית יצאה בחודש ספטמבר, התשלום יתקבל בסוף חודש דצמבר.

משמעות הדבר היא שהעסק כבר ביצע עבודה, השקיע מזמנו ויתכן שאף הוציא כספים כדי לבצע את העבודה. עם זאת, את התשלום הוא יקבל רק בעתיד, תוך חודש, חודשיים או שלושה. במקרה שלעסק יש את האפשרות לקבל את הכסף בעתיד, זו לא בעיה, אך אם העסק לא התכונן לשיטת התשלום, הוא עשוי ליטול הלוואה ובחוסר תכנון הלוואה זו עשויה להיות יקרה מאד.

התחייבויות גבוהות בהשוואה להכנסות

עסק אשר נכנס להתחייבויות של הוצאות גדולות עשוי להתקשות להוציא כספים מעבר להתחייבויות הללו. התחייבויות יכולות להיות

• הלוואה שנלקחה בתחילת העסק לצורך הקמה או בכל שלב אחר עם החזרים חודשיים  גבוהים מאד.
• שכירות גבוהה
• הסכם פרסום יקר עם תוצאות נמוכות מהתכנון  ועוד

מצבים אילו יכולים להוביל לכך שבעל העסק מוצא את עצמו כשעליו לשלם על ההוצאות וההתחייבויות במקום להשקיע בעצמו.

כדי להצליח לטפל בהוצאות הגבוהות יש להיכנס לתוך החשבונות של העסק, להסתכל על התמונה המלאה ולבחון כיצד ניתן להפחית את העלויות. תהליך זה יכול להיראות מורכב אך בסופו התוצאה יכולה להיות משמעותי, מה שמוביל לכך שלעסק יכול להיות כסף להוצאות הבלתי צפויות ולהשקעות.

בעיית תמחור והמחרה

"ישנם לא מעט עסקים אשר עובדים סביב השעון, יש להם לקוחות רבים או כאלו שמעסיקים אותם שעות רבות, אך בסוף החודש הם מופתעים מההכנסות הנמוכות. הסיבה לכך היא פעמים רבות נעוצה בתמחור לא נכון של המוצר או השירות" מסבירה שוסטר.

הרצון להיות תחרותיים מוביל לא פעם להורדת מחירים וכשאין אסטרטגיית תמחור הדבר עשוי להוביל לרווחים נמוכים ובמקרים חמורים אפילו להפסדים (כלומר העסק מפסיד בכל פעם שהוא מוכר מוצר). גם כאן, יש לשבת על הנתונים, לבחון את עלויות התקורה, המוצרים, השירותים, הפרסום ומשם לקבוע את העלויות.

התנהלות כלכלית נכונה בעסק

התנהלות כלכלית נכונה מבטיחה רווחים גבוהים יותר. היא מתחילה בבחינת התמונה הנוכחית, בודקת את ההוצאות, ההכנסות ואת הנקודות שאפשר לשפר. לאחר מכן יש לקבוע כיצד לשפר את נקודות החולשה, היכן להשקיע את המשאבים, להכין תוכנית פעולה ולהוציא אותה לפועל.

במקביל לכך יש לבחון את ההוצאות הקבועות הגדולות ובהן ההלוואות, השכירות, העובדים ודומיהם. בשלב זה העסק יכול לא רק להרוויח מהתהליך אלא לראות את התמונה האמיתית של ההוצאות. במקביל לבחינת ההוצאות, ישנן מספר פעולות שכל עסק צריך לאמץ מוקדם ככל האפשר:

• הפרדת החשבונות בין העסק לבין הבית.
• קביעת הסכום  שניתן למשוך כל חודש הביתה
• הבנה מהם ההכנסות וההוצאות בעסק.
• השארת המע"מ בצד. כל עוסק מורשה צריך לשים את הכסף שהוא מקבל בעבור המע"מ בצד לצורך התשלום בחודש העוקב.
• בחינת ההוצאות וצמצום הוצאות במידת הצורך – ממש כמו בבית, גם בעסק יש לבחון מדי מספר חודשים מהן ההוצאות ולמצוא דרכים לצמצם אותן.

לסיכום, הכינו את עצמכם להוצאות הבלתי צפויות

כל עסק שמרגיש שהוא לא מצליח לעמוד בהוצאות ומרגיש מופתע לקראת תשלום  המע"מ, צריך לבצע בדיקה פנימית. הבנת הגורמים שמובילים להפתעות ולפעול להתנהלות כלכלית טובה היא הצעד הראשון בדרך לחיים כלכליים טובים יותר, בעסק ובבית.

אין זה משנה אם העסק קטן או גדול, אם הוא חדש או ותיק בתחום, הוא חייב לדאוג ליציבות שלו. הבנה שההוצאות עומדות להגיע ותכנון מקדים היא המפתח להצלחה הכלכלית.

על הכותבת: איריס שוסטר, יועצת להתנהלות כלכלית בעסק, בבית ויועצת משכנתאות. עוזרת להשאיר יותר כסף בעסק ובבית.