ככה בוחרים קופה ממחושבת לעסק

עודכן לאחרונה: 2023/02/14

אם אתם מתכננים לפתוח עסק שמבצע מספר גבוה של עסקאות ביום ומעניק שירות בבית העסק, כמו למשל חנות או מסעדה, בוודאי שאלתם את עצמכם באיזו מערכת קופה לבחור.

בעבר הקופה הפופולארית וגם הפשוטה ביותר הייתה קופה רושמת נפתחת עם מגירה, אך כיום יש סוגים רבים נוספים של קופות לבחור מתוכן: קופה ממוחשבת, קופה ממוחשבת בענן, קופות אוטומטיות (לעסקים גדולים) ועוד.

כל הקופות עליהן אנחנו מדברים הן קופות שנמצאות בנקודת המכירה (Point of Sale). זאת בניגוד למשל לתוכנת הנהלת חשבונות שמיועדת בעיקר למשרדים, בעלי מקצועות חופשים וכו’.

אז בואו נעשה סדר בכל הנושא של קופות לעסקים, מהקופה הבסיסית ביותר ועד המשוכללת ביותר ונסביר עבור אילו עסקים כל אחת מהן רלוונטית

קופה לעסקים קטנים (קופה רושמת פשוטה)

למרות שעיקרון הפעולה של הקופות הרושמות לא השתנה ממש בעשרות השנים האחרונות, כיום כמעט בכל קופה רושמת ישנן עוד מספר פונקציות נוספות מלבד אחסון כסף מזומן, החזרת עודף וכמובן הדפסת קבלות ורישום הפעולות החשבונאיות. לדוגמה, רוב הקופות בשוק יכולות להדפיס דוח מכירות לפי שעות או לפי פריטים וגם לסלוק כרטיסי אשראי באמצעות מסוף חיצוני.

קופות ממוחשבות

קופות רושמות ממוחשבות הן בדרך כלל אותן הקופות שכוללות מסך מחשב קטן או צג מגע (בדגמים היותר מודרניים) ולמעשה הקופה עצמה יכולה להיות כבר בתוך המסך בדומה למחשבים מסוימים (All in One).

מכיוון שהקופה מחוברת לרשת האינטרנט או לרשת הפנימית של העסק (במקרה ויש לו מספר סניפים או שרת מקומי), היא מציעה תכונות רבות נוספות, לדוגמה:

• קריאת ברקודים
• חיבור למערכת הנהלת חשבונות
• בדיקת מלאי על פי שם מוצר או מק”ט
• גישה למועדון הלקוחות והורדה אוטומטית של מחירים על פריטים במבצע
• הפסקת חיוב אחד והתחלת חיוב אחר במקביל
• ניהול שעון נוכחות

לרוב קופה כזו תכלול גם קורא כרטיסי אשראי חכם, אם כי תמיד ניתן לחבר מסוף חיצוני במידה והמסוף הקיים כבר מיושן (ראו בהמשך).

קופה רושמת בענן (קופה ניידת)

אם אכלתם במסעדה בשנה האחרונה, בוודאי גם לכם יצא לקבל לפחות פעם אחת את החשבון ולשלם עליו בו במקום בסיוע מלצר שהחזיק טאבלט או אפילו טלפון נייד. כאן מדובר בקופות מהדור האחרון, קופות בענן.

באופן דומה לקופה ממוחשבת, גם קופה בענן מחוברת לאינטרנט, אך מדובר בחיבור ל”ענן” אשר יושב על שרת מרוחק. בזכות תכונה זו ניתן לגשת אל הקופה כמעט מכל מכשיר. לדוגמה, דרך אתר אינטרנט סטנדרטי או אפליקציה ל- iOS (אייפון) ואנדרואיד (כמעט כל סמארטפון וטאבלט שאינו של אפל).

קופה אוטומטית

קופה אוטומטית היא האבולוציה הבאה של הקופות הממוחשבות. בקופה מסוג זה הלקוח הוא זה שמעביר את המוצרים ומבצע את התשלום על ידי סריקת של הברקוד או הנחה שלהם על המשקל (במקרה של ירקות, פירות וכו’).

כיום ניתן למצוא קופות כאלו בעיקר בסופרמרקטים וחנויות גדולות בהן יש עומס גדול ליד הקופות בשעות השיא.

סוג אחר של קופה רושמת מיועדת להזמנת מנות במסעדות בשירות עצמי. קופה זו קולטת את ההזמנה, מבצעת חיוב (או מדפיסה רשימה לחיוב בקופה רגילה למי שמעוניין לשלם במזומן) ומעבירה את ההזמנה למטבח. אלו הן קופות קומפקטיות יותר מכיוון שהן לא צריכות משקל או משטח על מנת לפעול. בדרך כלל הן גם יוכלו לשלוח קבלה דיגיטלית באמצעות SMS.

במקרה של קופה אוטומטית חשוב למצוא את האיזון בין חווית משתמש נוחה לבין אמצעים למניעת גנבות או טעויות בחשבון. לדוגמה, יש קופות שנחסמות אוטומטית ודורשות העברת כרטיס עובד ברגע שהלקוח הרים מוצר מן המשטח לפני שסיים את החשבון (הרבה לקוחות רגילים לעשות זאת באופן אינטואיטיבי מכיוון שכך הדברים מתנהלים בקופה הרגילה).

לעומת זאת, קופות אחרות חוזרות לפעולה ברגע שהמוצר מוחזר ולא “תוקעות” את הלקוח. קופה לא נוחה עשויה ליצור מירמור אצל הלקוחות ולא באמת תפתור את בעיית העומס בקופות הרגילות.

מסופון EMV – למה הוא חייב להיות חלק מהקופה שלכם?

מסופוני EMV או “קופה רושמת Pin Pad” כפי שהם נקראים לעיתים הם מסופונים קטנים ניידים להעברה של כרטיס אשראי בתקן EMV.

EMV מתייחס לאותו שבב קטן וסימון NFC נלווה (הוא דומה אומנם לסימון Wi-Fi, אך הוא למעשה הפוך…).

NFC היא אותה טכנולוגיה שקיימת בטלפונים שלנו או כרטיסי רב-קו ומאפשרת לקרוא מידע מטווח קצר. לכן כל מה שצריך לעשות זה לקרב את האשראי או אפילו אפליקציה מתאימה בטלפון עם השבב המתאים למסופון ה-EMV והחיוב יתבצע אוטומטית.

אם מדובר בעסקאות בסכום גבוה (בדרך כלל מעל 300 ₪), בעל הכרטיס יהיה חייב להזין גם את הקוד הסודי ליתר ביטחון (נכון להיום בנק ישראל ויתר על הדרישה להקלדת קוד סודי גם מתחת לסכום זה). הדבר אומנם לא ימנע שימוש בכרטיסי גנובים לביצוע עסקאות בסכומים נמוכים, אך הוא כן ימנע שכפול של הכרטיס.

חשוב לשים לב שהחל מיולי 2022 כל בית עסק מחויב בסליקה בתקן EMV ובעתיד תופסק התמיכה במערכת האשראי הישנה (למרות שעדיין יהיה ניתן לבצע עסקאות מרחוק דרך האינטרנט וכו’).

כמה עולה קופה

קופה רושמת פשוטה עולה באזור ה-1,000 ₪ , אך ישנן גם עלויות נוספות כמו למשל מגירה נפתחת או מדפסת תרמית. רבים קונים קופה יד שנייה במחיר זול אפילו יותר.

כשאנחנו מדברים על עלות קופה ממוחשבת או מסופון EMV, כאן התנודות ברמות המחירים כבר הרבה יותר משמעותיות, החל מכמה אלפי שקלים לקופה בסיסית ועד עשרות אלפי שקלים לקופות המשוכללות ביותר.

אם אתם לא רוצים להשקיע סכומים נכבדים כבר בשנה הראשונה של העסק, חברות רבות יציעו לכם לשכור את הקופה ולרכוש אותה לאחר מספר שנים. השכירות החודשית בדרך כלל עולה פחות מ-200 ₪ לחודש. ישנן גם חברות שמציעות קופות להשכרה בלבד.

על העלות של הקופות והמסופונים יש לעיתים להוסיף גם דגמי התקנה בעלות של כמה מאות שקלים.

קופה ממוחשבת – המלצות לפני רכישה

כיום ישנם בשוק ספקים רבים ושונים של קופות ממוחשבות ולכן התחרותיות בענף היא יחסית גבוהה. המשמעות היא שכדאי לבדוק את כל הצעות המחיר ומה בדיוק מציע לכם כל ספק.

חשוב גם להתאים את הקופה לאופי העסק. לדוגמה, מכולת קטנה לא בהכרח תצטרך את הקופה הממוחשבת הכי משוכללת שיש אם היא לא עושה שימוש במועדון לקוחות וכל הפעולות החשבונאיות נבדקות על ידי יועץ מס או רואה חשבון חיצוני.

לעומת זאת, עסק עם מספר גדול של סניפים יהיה חייב לבחור בקופה שתוכל להתחבר לכל הפחות למערכת הנהלת החשבונות שלו.

חשוב גם לבחון את התשתית של הקופה הממוחשבת במידה והיא מתבססת על ענן ואת מערך התמיכה הטכנית. לדוגמה, האם יש מערכת גיבוי במידה והשרת המרוחק נופל. אתם ממש לא רוצים להיתקע עם יכולת לקלוט רק מזומן או להתחיל להתעסק עם העברות ב-Bit…

קופות לעסקים – טבלת סיכום

לסיכום

שוק הקופות לעסקים עבר אבולוציה מהירה למדי וכיום המטרה היא להתאים את הקופה לעסק ולא ההפך. מכיוון שבסופו של דבר מדובר בממשק העיקרי שבאמצעותו אתם או העובדים שלכם תעבדו באופן יום יומי, רצוי לעשות שיעורי בית ולא לבחור בקופה רק בגלל שהיא מוצבת בעמוד יפה או קיימת במבצע.