הסקירה המלאה לתוכנות ניהול משרדי

בעבר היו מעט מאוד אפשרויות לניהול המשרד בשוק ושלטו בו מספר מצומצם ביותר של חברות. היום לעומת זאת ישנו דור חדש של תוכנות או תוכנות כשירות (SaaS) לניהול המשרד, מה שמוביל להגדלת התחרות ומגוון גדול יותר של פתרונות המיועדים לצרכים מגוונים: החל מניהול עסק קטן ועד לניהול של חברות גדולות.

למה בכלל צריך תוכנות לניהול משרד?

תוכנות לניהול משרד מקלות על הניהול השוטף ומאפשרות לרכז את כל הפעולות הנפוצות לניהול המשרד במקום אחד. זה כולל בעיקר ניהול חשבונות ולקוחות, סליקת אשראי ויצירת ארכיון היסטורי של המסמכים השונים (כולל מסמכים חיצונים). ללא תוכנות לניהול המשרד, היה צורך לבצע כל אחת מן הפונקציות האלו בעזרת תוכנה אחרת, והיה קשה מאוד לשמור על אחידות המידע.

למרות שהתוכנות האלו לא אמורות להחליף תוכנות לניהול עובדים, תוכנות לרואי חשבון או כלים לניהול פרויקטים, חלק מהן כוללות גם את הפונקציות האלו.

OFFICEGUY

מדובר באחת המערכות היותר חדשניות בשוק והיא מהווה למעשה אוסף של אפליקציות שונות. יש כאן מערכות לניהול חשבונות, מערכת לסליקת אשראי עם הוראות קבע ואפילו יכולת להקים חנות וירטואלית בקלות.

בנוסף, אתם יכולים לשלוח דיוור דרך דואר אלקטרוני או SMS ישירות למאגר הלקוחות שלכם, מה שיכול להיות מעולה אם אתם רוצים לשמור איתם על קשר, להודיע על מבצעים שונים וכו'.

מבחינת מחירים, המערכת היא מודולרית. כל מי שנרשם יכול לנהל 10 מסמכי חשבונות ולבצע 10 סליקות אשראי או חיובי קבע בחודש. בפועל זה לא מספיק אפילו לעסק מאוד קטן, ולכן אתם יכולים לקבל מספר שירותים עבור תשלום קבוע. (בעמוד התשלום תוכלו להזין את הצרכים שלכם ולראות את העלות הכוללת).

אתר הבית של OFFICEGUY

מיניסופט

גם מיניסופט היא אוסף של תוכנות לניהול המשרד ומערכת התשלומים, אך כאן מדובר בתוכנות מדף שפועלות על Windows. בין היתר תוכלו למצוא כאן תוכנה להנהלת חשבונות, לניהול כספים, תקציב ותזרים מזומנים, מעקב אחר שעות עובדים ואפילו להצהרת הון.

עוד פונקציות חשבונות הן ניהול לקוחות (CRM), התאמות ומילוי טפסים נפוצים (101,106 וכו').

התוכנה המרכזית של מיניסופט נקראת "קוד בינה" ואליה ניתן להוסיף מודלים שונים.

המחיר אינו רשום באתר ויש לבקש הצעת מחיר באופן פרטני.

לאתר של מיניסופט

לירם

לירים ידועה גם כ"רמניהול" ומדובר באחד מבתי התוכנה הוותיקים בשוק. גם כאן יש מודלים שונים כגון ניהול חשבונות בסיסי ,ניהול מתקדם המיועד לרואי חשבון ויועצי מס, ניהול פרויקטים, יצירת ארכיון וניהול לקוחות.

ניתן לרכוש חבילות שונות תחת המיתוג של "לירם 360", החל מחבילה "צעירה" ועד לחבילת פרימיום.

גם כאן המחירים אינם מפורסמים באתר ויש לפנות למחלקת המכירות באופן פרטני.

לאתר הבית של לירם / רמניהול

אופיס אדמין

אופיס אדמין היא תוכנה להורדה שזמינה גם כאפליקציית אנדרואיד. היא כוללת הפקת חשבוניות, תעודות משלוח, דוחות מע"מ, גביית חובות, יצירת דוח מכירות, דוח רווח והפסד וניהול תזרים. מלבד זאת היא כוללת גם ארכיון מסמכים.

מודלים נוספים כוללים מערכת לניהול קשרי לקוחות, חתימה דיגיטלית, סליקת אשראי ומשלוח SMS

תכונה שימושית נוספת היא היכולת לייצא נתונים לחשבשבת או במבנה אחיד (BKMVDATA.TXT) וייבוא נתונים מקבצי אקסל. את הנתונים אפשר לגבות באופן מקומי או בענן.

באתר ניתן להוריד גרסת ניסוי מגבלה של הפקת 50 מסמכים מכל קטגוריה. אפשר גם לשדרג את השימוש לשימוש מלא לתקופה מוגבלת של 120 יום.

מבחינת מחירים, העלות לגרסת הבסיס לכל תחנת עבודה הוא 200 ₪ + מע"מ לשנה, אפשר גם לחלק לתשלומים ללא ריבית. מחיר המודלים משתנה. לבסוף, קיימת גם גרסה עם התאמות מיוחדות לעורכי דין במחיר של 350 ₪ + מע"מ.

לאתר של אופיס אדמין

BIZMO

ביזמו היא מערכת עם מספר פונקציות שימושיות כגון ניהול פרויקטים, ניהול משימות, ניהול אנשי קשר ומעקב וניהול זמן. היא היחידה שלא כוללת מערכת לניהול חשבונות.

הממשק עצמו הוא ממשק מבוסס וורדפרס שיהיה מוכר לכל מי שאי פעם השתמש במערכת הזו. כל אלו הופכות אותה למתאימה לעסקים קטנים שלא זקוקים לכל הפונקציות של התוכנות האחרות.

מבחינת חבילות, החבילה הבסיסית מיועדת לשלושה משתמשים והיא עולה כ-189 ₪ לחודש, אפשר לנהל בה כ-18 פרויקטים. החבילה הבאה כוללת 10 משתמשים ו-40 פרויקטים במחיר של 389 וכך הלאה. חבילה בלתי מוגבלת עולה כ-1189 ₪ לחודש.

כל החבילות עצמן זמינות ל-30 יום התנסות חינם ללא צורך להזין פרטי אשראי.

לאתר הבית של ביזמו

לסיכום

למרות שכיום רוב השוק עדיין נשלט על ידי תוכנות מדף קלאסיות שמתאימות לחברות וארגונים גדולים, רואים גם מגמה למעבר לפתרונות מבוססי ווב היכולים להתאים לעסקים קטנים או אנשים שרוצים גישה למערכת מכל מקום ולא רק מן העמדה במשרד.