מה היתרונות של מרכזיה בענן -מעודכן ל2022

כיום, מגוון רחב של חברות עוברות לפתרונות תקשורת גמישים, נוחים וזולים יותר כמו מרכזיות על גבי רשת האינטרנט. במאמר זה נעסוק בהרחבה ביתרונותיהן של מערכות אלה, וביכולת להתאימן לכל ארגון, קטן כגדול.

מהי מרכזייה בענן?

מרכזייה בענן היא מערכת טלפוניה, בדרך כלל מבוססת VOIP שניתן לגשת אליה מכל מקום עם חיבור לאינטרנט. המשמעות היא שאין צורך להתקין חומרה כלשהי בתוך המשרד. כל מה שעושים זה רק להיכנס לפורטל מקוון, ומגדירים את השלוחות השונות.

לאחר מכן, ניתן לקבל ולהוציא שיחות באמצעות המחשב, הטלפון הנייד, טלפונים נייחים ואפילו טאבלטים. כל זאת בלחיצת כפתור. יתרונות מרכזייה בענן מרובים, וכדאי להכירם. נסקור את הבולטים מביניהם בקצרה.

מה היתרונות של מרכזייה בענן?

העובדה כי לא מדובר במרכזייה פיזית מעניקה יתרונות רבים לכל עסק. היא למעשה מאפשרת לנהל צוות שלם בכל העולם, העובד מהבית, בית קפה, מתחם WeWork או אפילו באמצע חופשה באיים הקאריביים. כל שלוחה מועברת לטלפון אחר, והלקוחות הנמצאים מעברו השני של הקו אינם מרגישים זאת. מבחינתם, הם התקשרו למשרדיים הראשיים של החברה לקבלת שירות.

בנוסף, היות ולא נדרשת כל חומרה, אין צורך בהתקנות מורכבות או ברכישה של טלפונים המתחברים למרכזייה. למעשה, המכשיר שאתם קוראים בו עכשיו את המאמר הזה יכול להיות השלוחה שלכם. כיום, כאשר לכל עובד יש טלפון נייד משלו, אין צורך להשקיע הון עתק במערכות טלפוניה מורכבות.

כל המאפיינים של מרכזייה בענן – משודרגים לשנת 2022

למרכזיות הענן יש יתרונות רבים על המרכזייה האנאלוגית המיושנת:

ניהול מדויק של רישום השיחות לכל עובד

אחד מהיתרונות הבולטים של מרכזיות בענן הוא ניהול מדויק של רשימת השיחות שביצע כל עובד. למשל, מחלקת המכירות כוללת עשרה עובדים שחלקם מועסק מהבית. מנהל המחלקה יכול לראות כמה שיחות נכנסות ויוצאות ביצע כל עובד בכל זמן נתון. כך, ניתן לנהל מחלקה שבה העובדים נמצאים ברחבי העולם בקלילות רבה.

הוספת מאפיין בקליק

יתרון נוסף של מרכזיות בענן הוא הוספה של מאפיינים נוספים בקליק. ניתן להיכנס לאתר של החברה המפעילה את המרכזייה באופן מאובטח, ולשנות בו את המאפיינים באמצעות בחירת צ'קבוקס מתאים. זאת, בניגוד למרכזיות הקלסיות שבהן נדרש טכנאי מיוחד כדי לשנותם.

הקלטת שיחה

למשל, אפשר להגדיר מערכת של הקלטת שיחות חכמה שמקושרת לכל לקוח בתוכנת ה-CRM. כל שיחה עם אותו לקוח תוקלט ותתועד בענן. ניתן להשתמש ב-IP של כל משתמש ולהתאים את תוכנת השיחה ה-CRM לכל מדינה. אלה רק חלק קטן מכלל יתרונות מרכזיית IP כזו בתחום של ניהול לקוחות.

מלבד ההקלטה הקולית, תוכנות צד שלישי מאפשרות גם לתמלל את ההקלטות הללו, נכון לשנת 2022, ולשמור תיעוד נוסף של השיחה בפורמט של טקסט. כך, אם מעוניינים למצוא ביטוי מסוים שנאמר בשיחה, קל לעשות זאת באמצעות חיפוש פשוט.

מספר שלוחות במקביל

מאפיין נוסף שחברות רבות משתמשות בו הוא האפשרות לצלצל במקביל בכמה שלוחות, עד שאחד הנציגים מתפנה ועונה לשיחה. ניתן גם להתאים את השיחות למדינות שבהן העובדים נמצאים במשמרת במשרד שלהם.

כי למעשה לא מדובר בהכרח במחלקה של אנשים היושבים זה לצד זה.

מחלקת המכירות יכולה להיות מחולקת למספר מדינות, וכך, כל נציג פנוי בהתאם לשעות הפעילות שלו לפי אזור הזמן המתאים. למשל, נציג בארה"ב, יכול להעניק שירות בשעות היום שלו לאורך כל הלילה של ישראל. מבחינת הלקוח, הוא זכה לשירות לקוחות של 24/7, בלי שהחברה צריכה להעסיק עובדים נוספים במשמרת לילה.

חיסכון

העלויות הכרוכות באירוח מרכזיות בענן נמוכות בהרבה מאלו הכרוכות בתחזוקת מערכת טלפון במשרד. החל מהעלות הראשונית של רכישת הציוד, העובדה כי לא צריך לשלם למומחה רשתות לבצע את ההגדרות וכמובן התשלום עבור השירות החודשי.

ישנן מרכזיות שניתן לחבר לשירותי ענן, וכך גם לחסוך בעלויות של השיחות עצמן. שיחות אלה מבוססות IP ומאפשרות גם לחבר שיחות יוצאות אל מעבר לים. כמובן, שיש לבחור חבילות מתאימות מבחינת שירותי התקשורת, משום שמשרד התקשורת הגדיר דמי קישוריות. לכן, כדאי לברר עם כל חברה המציעה את השירותים הללו מה יהיה המחיר הכולל לשיחה.

לסיכום, מרכזיות בענן משנות כיום מקצה לקצה את עולם התקשורת הארגונית. הן מאפשרות לחברות קטנות של אדם אחד או שניים להעניק שירות ברמה של ארגון בין־לאומי המעסיק מאות עובדים. ניתוב השיחות החכם, האפשרות להקליט את השיחות והיכולת להגדיר צלצול בכל המכשירים במקביל של מחלקה מסוימת – כל אלה הופכים את הפתרון הזה לאידיאלי עבור עסקים רבים.