מרכזיה לעסקים קטנים ועסקים גדולים – מה ההבדלים ואיך בוחרים?

אחד הדברים החשובים ביותר בהקמת עסק הוא הטיפול בפרטים הקטנים, במקביל לעבודה השוטפת. למעשה, דווקא לפרטים קטנים אלו משמעות גדולה במיוחד בעבור העסק, ובהם למשל טיפול באמצעי התקשורת, דוגמת טלפונייה ומרכזיה, אינטרקום, רשת האינטרנט, ועוד. כיום, הבחירה וההתקנה של אמצעי התקשורת בעסק נעשות בצורה קלה ונגישה יותר, הודות להתייעלות בתחום בשנים האחרונות. לצד זאת, כאשר אנו בוחרים מרכזיה בענן לעסקים האפשרויות רבות ומגוונות, ולכן התהליך איננו תמיד קל ופשוט, שכן הצורך להתאים את המרכזייה לעסק דורש התאמה נכונה. התאמה מדויקת נשיג בין היתר למשל על ידי ביצוע בדיקות התאמה למיניהן והכרה בסיסית בתחום. במאמר זה נשקף בפניכם את הנקודות החשובות שיש לדעת ולהכיר על מנת לבצע בחירה נכונה בבחירת מרכזיה לעסק.

מדוע חשוב להתקין מרכזיה בעסק?

העולם העסקי כיום הוא עולם דינמי ומשתנה, ואיתו משתנים גם הצרכים של עובדי האירגון. אי לכך, במהלך היום יום וביצוע העבודה השוטפת אנו לא תמיד נאותים לעסוק במישורים האדמניסטרטיביים, ויש לומר, מעדיפים שלא לעסוק בכך ולהתפנות לעיסוקים החשובים יותר. המרכזייה יוצרת סדר בחיי היום יום שלנו, שכן, הפעולות האפשריות לניהול על ידי המרכזייה מתבצעות על ידה. כתוצאה מכך נוצרת התייעלות ונגישות למנהלי ועובדי העסק לבצע את עבודתם נאמנה, ולבעלי העסק נוצרים חיים קלים יותר.

מעבר לכך נציין כי כיום, בייחוד עקב מהפכת ה"עבודה ההיברידית" ודרישותיה החדשניות, ישנה אפשרות להתקנת המרכזיה בענן, ללא כל צורך בתשתית חיבור פיזית במשרד. הדבר מהווה חשיבות עצומה לכל בעל עסק, שכן הטכנולוגיה המדהימה הזו מאפשרת לעסקים קטנים וגדולים ואחד לבצע עבודתם מכל מקום בו יבחרו לעבוד, ללא כל תלות במרכזיה נייחת. בצורה זו העבודה מתבצעת בצורה יעילה ונוחה הרבה יותר, ומאפשרת מגוון רחב מאד של אפשרויות ניהול העסק על כל רבדיו.

מרחב הפתרונות שמאפשרת המרכזייה עבור בעלי עסקים קטנים וגדולים מורכב ממגוון רחב של אפשרויות, אשר מתאימים למגוון רחב של עסקים. כמובן שלא כל עסק זקוק לכל האפשרויות שמציעה מרכזייה מתקדמת, ולכן חשוב לבצע מספר בדיקות פשוטות על מנת להבין מה היא המרכזייה המתאימה לכם ביותר. לדוגמה, בין יתר אפשרויות ניהול המרכזייה תוכלו למצוא למשל אפשרות לניתוב שיחות- ניתוב המתקשר לשלוחה הנכונה תוך ניהול תהליך ההמתנה. כמו גם שירות הקלטת שיחות אוטומטית ושירות FAX 2 MAIL אשר מאפשר קבלת פקס ישירות לתיבת המייל וללא כל צורך במכשיר הפקס המסורבל. בנוסף, אפשרויות מתקדמות נוספות כמו ניהול עובדים וניהול מדדי העובדים, זאת באמצעות בדיקת שעוני נוכחות על ידי המרכזיה (נתוני כניסות ויציאות), בדיקת נתוני שיחות יוצאות ונתוני מענה לשיחות נכנסות, בדיקת נתונים לשיחות ננטשות ועוד אפשרויות מתקדמות רבות.

מהם סוגי המרכזיות הקיימים כיום ומהי הבחירה הנכונה?

הודות לטכנולוגיה המתקדמת הקיימת היום בשוק, ישנו מגוון אפשרויות רחב ביותר לבחירת סוג המרכזיה הנכון ביותר עבור העסק שלנו. החל מהמרכזיות האנלוגיות הותיקות שאנו מכירים ועד לפתרונות החדשניים דוגמת מרכזיית IP ומרכזייה בענן, ולמעשה, מגוון האפשרויות נפרש על קשת רחבה. על מנת לבצע את ההתאמה המדויקת עבור העסק ניתן לבצע מספר בדיקות התאמה, אשר אפשריות לביצוע בקלות על ידכם או על ידי איש המקצוע שלכם בתחום התקשורת.

אחד מפתרונות המרכזיה המוצעים הוא למשל המרכזיה האנלוגית הותיקה והמוכרת, החל משנות ה-80 של המאה ה-20 ועד היום (קראו על ההבדלים בין המרכזיה אנלוגית מול מרכזיה וירטואלית מול מרכזיה בענן במאמר הזה) עסק המעוניין להתקין מרכזיה אנלוגית ידע כי ישנו צורך בחיבור פיזי רציף לקו טלפון, על כן רוב הפעולות אשר מאפשרת המרכזיה מצריכות הימצאות בעסק. וכן, ישנה הגבלה בכמויות הנתונים שניתן להזין בה, כמו למשל מספר השיחות היוצאות והנכנסות שניתן לקבל. ועדיין, למרכזיה האנלוגית היתרונות שלה והיא בהחלט יכולה להתאים לסוגים מסוימים של עסקים, כמו למשל עסקים קטנים שמנהלים את עבודתם מהמשרד בלבד, ואין להם צורך משמעותי בעבודה מרחוק (פרט לאפשרויות ספציפיות כמו שירות "עקוב אחריי").

פתרון נוסף, חדשני יותר, הוא פיתרון המרכזיה הדיגיטלית. להבדיל מהמרכזייה האנלוגית, המרכזיה הדיגיטלית מאפשרת שימושי תקשורת וטלפון ללא תלות בגורם אחר. כלומר, ניתן למשל להוציא ולקבל שיחות רבות בעת ובעונה אחת, על קו טלפון אחד בלבד. מדובר בפיתרון מרכזיה נהדר, אשר יכול לשמש עסקים גדולים וקטנים כאחד, ככל שהצורך שלהם במרכזייה איננו דורש מענה מתקדם יותר.

פיתרון נוסף, והחדשני ביותר כיום הוא מרכזיית IP, הנקראת גם מרכזיית Voice over IP) VOIP). מדובר במרכזיה  מתקדמת במיוחד שפועלת באמצעות רשת האינטרנט, כמו ה-WIFI המוכר לנו לשימוש באינטרנט, רק עבור שירותים טלפוניים. המשמעות היא שככל שהמרכזייה של העסק גדולה יותר (כלומר יותר שלוחות) – אז העומס על רשת האינטרנט מוגבר והפוך. במקרים בהם כמות העובדים עולה על 10 עובדים או לחילופין 10 עמדות פעילות – כדאי מאוד לשקול שימוש בקווי תמסורת או סימטרי לעסקים או לכל הפחות סיבים אופטיים לעסקים.

זו היא טכנולוגיה חדשנית ומהפכנית באמצעותה ניתן לעשות שימוש במרכזייה כמעט ללא תנאים מגבילים, כך למשל ניתן להוציא ולקבל מספר שיחות במקביל, ללא תלות בקו תפוס. כמו כן, מרכזיית IP מאפשרת לעסקים קטנים וגדולים כאחד להפחית משמעותית עלויות, שכן היא מאפשרת ייעול משמעותי של העבודה, ייעול כוח האדם וכמובן הוצאות פחותות על אמצעי תקשורת וטלקום בעסק. מרכזיות ה-IP הן ברוב המקרים מרכזיות המותקנות על גבי שרתי ענן, מה שמאפשר לבעל העסק לקבל את כל היתרונות המתקדמים ביותר בעת ובעונה אחת.

כיצד אוכל לבחור את המרכזיה המתאימה עבור העסק שלי?

בבחירת המרכזיה המתאימה לעסק שלנו יש לקחת בחשבון מספר קריטריונים עיקריים, בהם בין היתר מספר בדיקות טכניות, וכן גם התאמה מהותית לסוגי המרכזיות הקיימות כיום בשוק. מאחר שכל תוספת עבור שירות המרכזיה שלנו משפיע על עלות המרכזייה, בדיקות הצורך חשובות במיוחד.

בין יתר הקריטריונים חשוב לקחת בחשבון למשל את גודל העסק שלכם, עסק קטן, בינוני או גדול. זאת מאחר שכמות העובדים, משמע כמות המשתמשים בשירותי המרכזייה, משפיעה באופן ישיר על סוג המרכזייה הנכון לכם וכן גם על העלויות. כאן למשל, אחת הבדיקות שנמליץ לבצע טרם הבחירה היא מספר העובדים אשר יש לו צורך בשימושים טלפוניים, וכן לסווג את הצורך של עובדים אלו לשימושים הנדרשים להם. כיום, במגוון הרחב של הפתרונות בשוק, ישנה אפשרות לבחירה ב"חבילות מותאמות" הכוללות מינימום או מקסימום של כמויות משתמשים, כך שאין בהכרח צורך לנקוב במספר ספציפי, אלא בטווח מבוקש.

קריטריון נוסף שניתן לבדוק טרם הבחירה במרכזיה הנכונה לכם היא ניהול הפעילות האדמניסטרטיבית בעסק. כך למשל, אם אין במשרדכם מכונת פקס, ניתן להוסיף את שירות FAX2MAIL. דוגמה נוספת, ככל שהעסק שלכם מעסיק עובדים וכרגע אין בנמצא שעון נוכחות פעיל, ניתן להוסיף אפשרות זו לשירותי המרכזיה. וכן, אם בעסק ישנן מחלקות שירות לקוחות ומכירה, או ישנם עובדי מכירות שטח, ניתן להוסיף למערכת המרכזייה בדיקות מדדי נתוני שיחות, ניתוב טלפונים ניידים, שירות תמיכה בטלפונים ניידים, SOFT PHONE ועוד.

אם בית העסק שלכם עובד במתכונת עבודה היברידית, זהו נתון נוסף שיש לקחת בחשבון בבחירת מרכזייה לעסק. שהרי, כפי שציינו, ישנם כיום פתרונות מרכזייה מבוססי ענן שמאפשרים לכם ולעובדים שלכם לעבוד מכל מקום ובכל זמן ללא כל תלות במרכזייה נייחת. המהפכה הטכנולוגית הזו מאפשרת לכל עסק להתקדם ולהתפתח משמעותית, וגם עסקים שעד לפני מספר שנים לא תכננו לעבור למתכונת של עבודה מרחוק, נהנים מהאפשרות הזו כיום בזכות התקנת מרכזיית IP בעסק.

התקנת מרכזייה- הבחירה הנכונה

עבור כל עסק, קטן או גדול, ותיק או חדש, דעו כי אין דבר חכם ויעיל יותר מאשר הבחירה להתקין מרכזייה בעסק. מדובר ב"סוכן חכם" לכל דבר ועניין, אשר באמצעות התקנה פשוטה מייעל עבורכם את העבודה, משפר את רמת החיים ואיכות החיים בניהול העסק, ומאפשר לכם ולעובדיכם מרחב עבודה לצד מרחב נשימה והשאת רווחי העסק לטווח הארוך.